Datenschutzerklärung

1) Verantwortlicher und Kontakt

1.1 Diese Erklärung gilt für das Kundenportal von nap Studios (nachfolgend „Portal“). Sie informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung des Portals verarbeiten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

1.2 Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

1.3 Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2) Zwei Ebenen der Datenverarbeitung

Im Portal werden Daten auf zwei rechtlich unterschiedlichen Ebenen verarbeitet. Diese Unterscheidung ist für Ihre Rechte wesentlich:

3) Aufruf des Portals (Server-Logfiles)

3.1 Beim Aufruf des Portals werden automatisch Daten übermittelt, die Ihr Browser sendet: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die IP-Adresse.

3.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Portals sowie in der Abwehr von Angriffen.

3.3 Die Übertragung erfolgt durchgängig verschlüsselt (TLS). Sie erkennen dies an der Adresszeile Ihres Browsers.

4) Nutzerkonto und Anmeldung

4.1 Die Nutzung des Portals setzt ein Nutzerkonto voraus, das wir für Sie einrichten. Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, ein kryptografisch gesicherter Passwort-Hash (das Passwort im Klartext ist uns nicht bekannt), Ihre Rolle sowie die Zuordnung zu der Organisation, für die Sie tätig sind. Hinzu kommen Zeitpunkt der letzten Anmeldung und ein etwaiger Sperrstatus.

4.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrages über das Portal erforderlich ist.

4.3 Wir löschen das Nutzerkonto, wenn das Vertragsverhältnis beendet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5) Cookies und lokale Speicherung

5.1 Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies sowie vergleichbare Speichertechniken im lokalen Speicher Ihres Browsers ein. Sie dienen dazu, Ihre Anmeldung über die Dauer der Sitzung aufrechtzuerhalten und Ihre Ansichtseinstellungen zu sichern.

5.2 Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Ein Einwilligungsbanner entfällt, weil wir keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Social-Media-Dienste einsetzen. Es findet keine Profilbildung und keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.

6) Eingesetzte Dienstleister

Zum Betrieb des Portals setzen wir die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Mit allen bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung.

7) Daten, die unsere Kunden im Portal verarbeiten

7.1 Unsere Kundinnen und Kunden nutzen das Portal, um eigene Geschäftsvorgänge zu verwalten. Die dabei erfassten Daten — je nach gebuchtem Modul etwa Stammdaten von Schülerinnen und Schülern, Terminplanungen, Anträge, Rechnungen oder Kundendaten — werden von der jeweiligen Kundin oder dem jeweiligen Kunden eigenverantwortlich eingegeben.

7.2 Für diese Daten ist die jeweilige Kundin oder der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO und nutzen sie nicht für eigene Zwecke.

7.3 Die Daten der einzelnen Kunden sind technisch voneinander getrennt. Ein Zugriff über die Grenzen der jeweiligen Organisation hinweg ist ausgeschlossen.

7.4 Sind Sie von einer solchen Verarbeitung betroffen — etwa als Erziehungsberechtigte oder als Kundin oder Kunde eines unserer Auftraggeber — richten Sie Auskunfts- oder Löschbegehren bitte unmittelbar an die verantwortliche Stelle, also an das Unternehmen oder die Einrichtung, die Ihre Daten erhoben hat. Wir leiten entsprechende Anfragen an diese Stelle weiter und unterstützen sie bei der Beantwortung.

8) Dauer der Speicherung

8.1 Server-Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder gekürzt, sofern sie nicht ausnahmsweise zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

8.2 Daten des Nutzerkontos speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses und löschen sie anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen — insbesondere die Fristen nach § 147 Abgabenordnung.

8.3 Für Inhalte nach Abschnitt 7 bestimmt die jeweils verantwortliche Kundin oder der jeweils verantwortliche Kunde die Speicherdauer. Nach Beendigung des Auftragsverhältnisses werden diese Daten gemäß Weisung zurückgegeben oder gelöscht.

9) Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung sowie unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören eine durchgehend verschlüsselte Übertragung (TLS), die Speicherung von Passwörtern ausschließlich als kryptografischer Hash, eine rollenbasierte Zugriffskontrolle sowie eine auf Datenbankebene erzwungene Trennung der Daten verschiedener Kunden.

10) Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 11)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@nap-studios.de.

11) Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

13) Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.